Ülkemize dünyadaki diğer ülkelerden geç girmiş olsa da, gündemimizde olan Covid-19 virüsü (Corona) hayatımızı yoğun bir şekilde etkilemeye başladı.

Birçok kurum önlemler almaya başladı ve kendi kurumsal stratejilerini geliştirdiler. Özel sektör kuruluşları süreci takip ederek ülkemizde vaka sayılarının açıklanması ile birlikte evden çalışma yöntemlerini devre soktular.

Peki sürekli hareketlilik ve operasyon içerisinde olan STK’lar ve çalışanları bu süreci nasıl yönetiyor? Kurumsal bazı açıklamalar gözümüze çarptı. Etkinliklerini iptal ettiklerini duyurdular. Ben biraz da çalıştığım kurum olan Habitat Derneği olarak biz neler yaptık onları paylaşmak istiyorum.

Bir STK’nin Corona Yol Haritası’ndan…

Daha Türkiye’de tanımlı vaka görülmemişken, salgının Avrupa ülkelerinde özellikle İtalya’da yoğun şekilde hızlanması ile birlikte bir takım önlemlerimizi devreye soktuk. Öncelikle tüm personelimiz için hijyen malzemeleri ve maske içeren kitleri oluşturduk ve dağıtımını gerçekleştirdik.

Çalışan arkadaşlarımıza konuyla ilgili bilgilendirmeleri gerçekleştirerek, toplu alanlarda çok fazla vakit geçirmemeleri, kişisel hijyenlerine dikkat etmeleri, insanlarla bir süre sosyal mesafelerini korumaları üzerine tavsiyelerde bulunduk. Ardından ülke içerisindeki tüm saha operasyonlarında yavaşlatmaya gittiğimizi ve personelin kısmen seyahat engeli olduğunu paylaştık.

Tüm bu kurumsal önlemler ile birlikte çalışma ofisimiz Facebook İstasyon’da ise dezenfektasyon ve ilaçlama çalışmaları yürüttük. Ofis içerisinde ciddi bir ilaçlama operasyonu gerçekleştirdik. Ardından ofis içerisinde çeşitli noktalara el dezenfektanları yerleştirdik.

Biz tüm bu önlemlerimizi alırken Sağlık Bakanlığı tarafından resmi açıklama geldi ve ülkemizde tanımlanmış Covid-19 vakaları kamuoyu ile paylaşıldı.

Resmi açıklamanın gelmesi ile birlikte aldığımız tüm önlemleri arttırarak 1 Nisan 2020’ye kadar tüm saha operasyonlarımız, eğitimlerimiz ve faaliyetlerimize ara verdiğimizi gönüllülerimiz ve paydaşlarımız ile paylaştık. Çünkü gönüllülerimizin ve paydaşlarımızın sağlığı ve güvenliği her şeyden önemli.

Gönüllülerimiz ve paydaşlarımız için kurum doktorumuz Dr. Osman Enes Üçüncü tarafından hazırlanan bilgilendirme sunumunu paylaştık. Sunuma buradaki linkten ulaşabilirsiniz.

Sürecin hızlanması ile birlikte yönetim kurulunun aldığı karar ile 16 Mart 2020 itibari ile bir haftalık evden çalışma sürecini başlattık. Kurum olarak evden çalışma yönergesi oluşturarak sistemi kurumsal bir boyuta taşıdık. Çeşitli online çalışma araçları ve bulut sistemlerinde çalışma üzerine çalışma arkadaşlarımıza bilgilendirmelerimizi gerçekleştirerek süreci aktifleştirdik.

Sivil toplumum ruhunda olan sürekli sahada olma ve operasyon hali içerisinde olma dürtüsü ile birlikte yeni nesil bir çalışma sistemi de bu şekilde hayatımıza girmiş oldu. Hayatımıza belki zorunlu bir süreçten dolayı giren sivil toplumda evden çalışma sürecinde deneyimlerimi paylaşmak istedim.

Evde çalışma önerilerim ile birlikte bir de online araçlar özelinde birkaç tavsiye de bulunmak istedim. Nacizane sivil toplumun içerisinde geçirdiğim profesyonel zamanlar ve üzerinde çalıştığım teknoloji, dijital dönüşüm alanlarında bazı araçları deneyimleme fırsatına neden oldu.

Sivil toplum içerisinde gerçekleştirdiğim teknoloji çalışmaları ile birlikte oluşturduğum önerileri bir uzman edası ile değil bir kullanıcı deneyimi edası ile sunmak isterim.

Evden Çalışma Önerileri

Her şeyden önce: Sabah işe başlamadan önce gazete okumayın, sosyal medyaya girmeyin. Bunlar dikkatinizi dağıtır, zamanınızı tüketir ve performansınızı düşürür. Bir şey okumak istiyorsanız 20 dakika kitap okuyun, daha verimli çalıştığınızı göreceksiniz.

Evden çalışmanın altın kurallarından bir tanesi, bir yerde maaşlı çalışıyormuşsunuz gibi belirli bir saatte işe başlayın, belirli bir saatte işi bırakın.

Öğlen yemeğini geçiştirmeyin ve düzenli olarak ara vermeniz çalışma veriminizi arttıracaktır.. Bu dengeyi ayarlayamazsanız evden çalışma sizin için bir kabusa dönüşebilir

Mutlaka üzerinizi değiştirmenizi öneririm. Gece yattığınız kıyafetler ile çalışmak performansınızı çok fazla düşürecektir.

Çalışma Odası veya Çalışma Alanı

Evden çalışmanın altın kurallarından diğeri ise, iş hayatıyla ev hayatını ayırmak için çalışma masasında çalışmaktır. En çok 120 dakika çalıştıktan sonra 10–15 dakika yürüyün. Eğer dışarı çıkamıyorsanız evin içinde turlayın. Dinlenme anlarında bilgisayardan ve diğer elektronik aletlerden bir süre uzaklaşın.

Odayı mümkün olduğunca havalandırın. Odayı havalandırmak hem sağlık hem de performans açısından önemlidir.

Ofiste yatakta oturup çalışmıyorsanız aynı durum evinizdeki ofisiniz içinde geçerlidir. Mümkünse bir çalışma sandalyesinde oturmanızı öneririm. Değilse de oturduğunuz sandalye mümkün olduğunca ergonomik olmalıdır.

Sandalye yüksekliğini masaya ve boyunuza göre ayarlayın. Bu konuda pek çok kaynak bulabilirsiniz. Bu konudaki ihmal ileride bilek, kol, sırt ve bel problemlerine neden olacaktır.

Evden çalışırken ikili ilişki yönetiminizde çok zorlanacaksınızdır. İnsanlar evde ve ulaşılabilir olduğunuzu bildikleri için istemeden de olsa işinizi engelleyebilir. Bunun için mesai saatlerinde iş yapmakla mükellef olduğunuzu önce kendinize ve sonra da başkalarına sıklıkla hatırlatmanız gerekebilir. Sonuçta evden çalışmak, evde tatil veya dinlenme süreci değildir.

Teknolojik Araç Önerileri

Bilgisayarla çalışırken her ne kadar yakınında sıvı tüketmeyin önerisinde bulunsakta çoğu insan kahvesini, çayını hatta suyunu bilgisayarıyla çalışırken tüketiyor. Her halükarda bir bilgisayar yükseltici olası kazaları zararsız atlatmanızı sağlayacaktır.

İnterneti kullanmak zorunda olduğumuz bir iş yaptığımızdan dolayı yedekli olmanızı öneririm. Evdeki sabit internet bağlantısının yanında bir mobil operatörün internet hattına sahip olmak hayat kurtarabilir.

Ajanda yerine Microsoft ve Google’ın ilk akla gelen takvim uygulamasını kullanabilirsiniz. Bu sayede ajandanıza akıllı telefonunuzdan da erişebilirsiniz.

Toplantılarınızı Google Hangout, Microsoft Skype vb. araçlar üzerinden yapabilirsiniz.

Not almak için Evernote, Microsoft One Note vb. uygulamaları kullanabilirsiniz.

Ekip olarak proje yönetimi ve iş süreçleri için Teams programını kullanabilirsiniz. (Microsoft’un bu uygulamaları için aşağıda bir güncel açıklamada bulunacağım.)

Veri depolama alanı olarak kurumsal olarak Google Drive, Onedrive, Share Point gibi benzer uygulamaları kullanabilirsiniz.

Online Eğitim Oluşturma Araçları Önerileri

Son olarak konuyu çok fazla dağıtmadan online eğitim oluşturma araçları ile sonlandırmak istiyorum. Son gündemle birlikte online eğitime ve araçlarına da bir yoğunlaşma yaşanıyor. Diğer yazılarımda bu konulara da ayrıca değinmeyi planlıyorum.

Online ders yapmak, online sınıf oluşturma, öğrencilerle etkileşime geçebilme, ders oluşturma vb. için kullanılabilecek bazı araçlarla ilgili küçük eğitim videoları hazırlayan Eğitimde Dijital Dönüşüm Uzmanı Tolga Karaman arkadaşımın önerilerini aşağıdaki linklerde paylaşıyorum.

Microsoft Teams uygulaması ile canlı ders yapımı için TIKLAYINIZ

Google araçları ile online ders yapımı için TIKLAYINIZ

BigBlueButton ile sanal sınıfta online ders yapımı için TIKLAYINIZ

STK’lar İçin Microsoft’tan Ortak Çalışma Platformları Açıklaması

Covid-19 salgını süresince, Office 365 E1 Lisansı sivil toplum kuruluşlarına, çalışmalarının aksamaması ve uzaktan çalışma imkanına sahip olmaları için 6 aylığına ücretsiz sağlanacak.

Teknolojinin sağladığı imkanlar Covid-19’un insanlar ve kurumlar üzerindeki etkisinin en aza indirilmesinde hayati öneme sahip. Özellikle, sosyal ve çevresel sorunların çözümü için hayatlarını adamış, işlerinin büyük bir çoğunluğu farklı topluluklarla bir araya gelerek iletişim kuran ve bolca seyahat eden kalkınma uzmanlarının ve sivil toplum gönüllülerinin sağlıklı bir şekilde çalışmalarına devam edebilmeleri için uzaktan çalışma bir anahtar niteliğinde.

Microsoft Teams, işle ilgili görüşmeler, görüntülü konuşma, dosya saklama ve Word, Excel gibi dijital üretkenlik araçlarını toplu kullanabilme gibi iletişim ve iş birliği araçlarını bir araya getirerek sivil toplum profesyonellerinin ve gönüllülerin iletişim halinde kalmalarını sağlayabilir.

Teams aynı zamanda Office 365 ailesinin de bir parçası. Bu olanaktan faydalanmak için Microsoft çözüm partnerinize ulaşabilirsiniz. Eğer partneriniz yoksa TSITeamsForAll@microsoft.com’a mail atarak iletişime geçebilirsiniz.

İsmail Metin

Habitat Derneği Genel Sekreter Yardımcısı

[elfsight_social_media_icons id=”16″]